Ｑ．先月退職した社員から「在職時に受け取っていない残業代があるため、追加で支払って欲しい」という内容証明郵便が届きました。
タイムカードで労働時間を管理し、その記録に従って残業代を支払っているため、未払い残業代はないと認識していますが、どのように対応すればよいのでしょうか。

Ａ．まずは退職者に、未払い残業代があると主張している根拠を示してもらいましょう。
例えばタイムカード以外で労働時間が記録されている資料があれば、その資料を送ってもらい、示された資料をもとに、その時間について労働をしていたかを精査します。
なお、未払い残業代の時効は、2020年3月31日までに支払うべきものは2年であり、2020年4月1日以降に支払うものから3年に延長されています。

未払い残業代が請求される原因には、労働時間管理における説明不足や誤った運用があります。
例えば、始業前に社員が自主的に任意参加の勉強会を開催していたところ、時間の経過とともに強制参加のような勉強会になっており、参加しなければ業務に支障が出てくるようなケースです。
また、36協定に定めた上限時間を守るため、管理者から言われ、タイムカードを打刻した後業務を行っているというケースもあります。
そもそもこのような運用が行われていないかを確認し、運用に問題があれば、適正に労働時間を申告するように管理者および社員に説明をしなければいけません。

退職者から未払い残業代の請求があった際、対応を放置しておくと、退職者との関係がこじれ、解決に時間を要することがあります。
誠実に対応するとともに、請求に至った原因をみつけ、改善を進めましょう。

POINT!!未払い残業代を主張する根拠を確認し、未払いのものがあれば、追加の支払いが必要になります。
今後、同じことが起こらないように、問題があれば改善しましょう。