企業における各種の規定は、企業が社員に求める基準を示す重要なルールです。
なかでも組織管理に必要な規定の整備は非常に重要なものですが、比較的規模の大きな企業以外ではあまり整備されていないのが実情です。

例えば職務権限規定は、企業の主な職位に関して職務相互の分業とその責任の範囲を定めるものです。
その目的は各職位が行うべき業務の責任や権限を明らかにし、仕事を組織的かつ能率的に実行することにあります。
この職務権限規定が作成されていない、もしくは十分に浸透していないために、様々な問題を引き起こすケースは少なくありません。

中小企業で多く見られる問題となるケースは、「ダブり」と「漏れ」です。
部門をまたいで業務がダブっているケースはよくあります。
例えばチェック業務が部門をまたぎ、二重、三重で行われているケースです。
もちろん、それだけのチェックが必要な業務もあります。
ですが過剰なチェックは組織の効率を著しく低下させることになります。

もう一つの漏れですが、こちらはダブりの反対。
お互い自分達の責任ではないと考え、責任者不在の状態で業務が進むことです。
例えば営業と製造で納期対応における責任所在が明確でないため、
何度も同じ問題が発生し、一向に改善されないケースです。
責任が明確でないゆえ、同じ過ちが繰り返されます。

職務権限を明確にすると自らの裁量で遂行可能な業務範囲が明らかになり、結果として実行力のある組織を生み出すことができます。
その意味でも主な職務の責任や権限は明らかにしておきたいものです。